Sjekklistemal for å gjennomføre årlige møter for gruppene i Nesodden IF

Litt om prosessen: Gruppenes årlige møter avholdes før foreningens årsmøte. Foreningens årsmøte skal avholdes innen utgangen av marsmåned. Gruppenes årlige møter skal avholdes innen utgangen av februarmåned.

Det er viktig å gjøre seg kjent med Nesodden IFs lover i god tid før årsmøtene avholdes, da mange føringer legges her.

Merk at regnskap, budsjett og handlingsplan først er endelig godkjent etter at årsmøtet for foreningen er gjennomført og har godkjent dette. Det kan altså komme endringer på gruppenes budsjett i dette årsmøtet selv om det er godkjent i gruppeårsmøtet!

Eventuelle endringer vedtatt i gruppenes årsmøter må meldes inn til hovedstyret og administrasjonen så fort som mulig, slik at dette kan innarbeides i konsernets dokumenter til årsmøtet. Dokumentene skal godkjennes av revisor før foreningens årsmøte avholdes.

Oppgave Når
Gruppen kontakter valgkomitéen

 

Senest ca 3 mnd før

 

Gruppen setter dato for sitt årlige møte. Melder fra til administrasjonen om dato, og booker lokale om nødvendig.

 

Dato for årlig møte skal være fastsatt før årsskiftet.

 

 

Gruppen delegerer oppgaver til de som skal skrive årsberetning. Se mal på nettet under «årsmøter» (her). Gruppenes årsberetning inngår i klubbens samlede årsrapport.

 

1-2 mnd før

 

 

 

Regnskapet sendes gruppene for kvalitetssjekk, og innspill sendes tilbake til administrasjonen for eventuelle omposteringer.

 

1-2 mnd før

 

 

 

Regnskapet legges ut på gruppenes nettsider når det er klart.

 

Senest én uke før gruppens årlige møte.

 

 

Gruppens budsjett må ferdigstilles og sendes Hovedstyret og administrasjonen.Merk at det må være samsvar mellom gruppebudsjettet og konsernbudsjettet. Husk noter som gir gode beskrivelser ved behov.

 

Før årsskiftet.(Skal innarbeides i konsernbudsjettet, og eventuelle endringer pålagt av Hovedstyret må innarbeides før det behandles i gruppens årlige møte.)

 

 

Gruppens handlingsplan både for neste år og i et mer langsiktig perspektiv er klar.

 

Innspill til Hovedstyret før årsskiftet

 

 

Innkalling til årlig møte – sted og tid legges på nettsiden til gruppen.

 

1 mnd før

 

Saker til årlig møte meldes inn til hhv gruppestyret / Hovedstyret.

 

Senest 2 uker før det respektive møtet

 

Sakspapirer legges ut på nettsiden til den respektive gruppe / Hovedlaget.

 

Senest 1 uke før det respektive møtet

 

Gruppestyret vet hvem som skal lede årlig møte.

 

 1 uke før

 

 

Gruppestyret har lagt siste styremøte i forhold til årlig møte-datoen.

 

1-2 uker før

 

 

Gruppestyret har behandlet innkomne forslag, blant annet forslag fra valgkomité.

 

1-2 uker før
Gruppestyret har laget sin innstilling til ny valgkomité.

 

1-2 uker før

 

 

Gruppestyret har kontroll på hvem som har stemmerett.

 

1 uke før

 

 

Gruppen har satt opp og sett ut en agenda og sakspapirer i tråd med lovens § 16.

 

1 uke før

 

 

Informere om eventuelle vedtatte endringer til budsjett og handlingsplan eller vesentlige merknader til regnskapet til Hovedstyret og administrasjonen.

 

Umiddelbart etter gruppens årlige møte.

 

 

Gruppen oppdaterer sine nettsider med nytt styre.

 

1 mnd etter

 

 

Gruppen skanner og publiserer godkjent (signert) protokoll på sine nettsider (og gir beskjed til administrasjonen når det er klart).

 

1 mnd etter

 

 

 


(sist oppdatert 04.01.2017 / AIN) 

Back to Top